Dirección por objetivos

Pregunta
Tengo tres empleados en mi farmacia y creo que no trabajan de forma adecuada. Hay momentos que estamos a tope y otros que no hacen nada. Además, nunca se hacen responsables de nada.


Respuesta
La óptima organización interna de la farmacia tiene cada día mayor importancia. La farmacia normalmente tiene una deficiente organización de los trabajadores, todos hacen de todo. Antes nos podíamos permitir ciertos lujos, pero ahora estamos en crisis
Los empleados de la farmacia deben dejar de trabajar de forma individual para trabajar en equipo, con repartos de tareas, responsabilidades e incentivos por el trabajo bien hecho. Esto es lo que se llama dirección por objetivos, y es el sistema utilizado en la empresa moderna en la gestión del personal.
El proceso para implantar la dirección por objetivos tiene tres fases:

Fase 1.ª: Manual de organización:
● Definición de las tareas principales que se realizan en la farmacia (pedidos, recetas, dispensación, almacén, etc.). Cuantas más tareas se detallen, tanto mejor será la organización de la farmacia.
● Si la tarea es compleja, se debe detallar el procedimiento para ejecutarla (PNT).
● Después se tiene que priorizar la importancia de cada tarea (1 prioridad máxima, 3 prioridad mínima), para evitar que, en momentos de duda, queden sin hacer los trabajos más importantes.
● El siguiente punto es escribir la frecuencia de realización (diaria, semanal, mensual) de cada tarea y el horario ideal o necesario para ejecutarla (evitando que haya momentos en que el personal esté inactivo)
● El último punto de esta fase es analizar los puntos críticos de cada tarea que indicarán la correcta ejecución de la misma. Por ejemplo, en la recepción de pedidos serán los descuadres de stock, en las recetas puede ser el número de devoluciones o en los pedidos el número de faltas o el índice de rotación.

Fase 2.ª: Reparto de responsabilidades a los empleados:
● Dependiendo del perfil de los empleados (para repartir el trabajo de manera ajustada a los puntos fuertes de cada uno de ellos, se define quién se hace responsable de cada tarea). Como tienes tres empleados, cada trabajo puede tener un primer responsable y un segundo responsable (de manera que siempre haya una persona que lo realice).
● Se explica a cada responsable los procedimientos, importancia y frecuencia de realización de las tareas.
● Se plantean los objetivos de mejora basándose los puntos críticos definidos en la fase anterior.

Fase 3.ª: Motivar al trabajador a realizar de forma responsable y eficaz las tareas que se le encomiendan:
● Por medio de un plan de incentivos que premien la calidad de trabajo que ahora ya puedes medir. Este incentivo puede rondar un 5-10% del salario fijo del trabajador.
● Liderar a los trabajadores de forma profesional, de manera que conozcan lo que se espera de ellos y si lo están haciendo bien:
– Con reuniones mensuales que analicen el trabajo realizado.
– Haciéndoles sentir que su trabajo es imprescindible para la evolución de la farmacia.


CLAVES
Dirección por objetivos:
● Definir por escrito el Manual de Organización interno de la farmacia.
● Nombrar responsables para cada trabajo y puntos de control de la eficacia de su ejecución.
● Motivación del personal.



Luis de la Fuente
Socio director de Mediformplus
luis.delafuente@mediformplus.com