Plan de gestión del año

Pregunta
Tengo entendido que las empresas deben hacer el plan estratégico del año en octubre o noviembre del año anterior. Como se acercan esas fechas, me gustaría saber cómo hacerlo en mi farmacia


Respuesta
Con la competencia y la incierta situación económica y legislativa, es necesario anticiparse a un futuro en el que, sin duda, cambiará nuestra situación. La farmacia debe planificar su evolución por medio de prácticas empresariales basadas en el planteamiento de objetivos, desarrollo de estrategias y control de resultados. Por ello, y como todas las empresas, la oficina de farmacia tiene que tener un PLAN de gestión desarrollado (Plan de Marketing).
Este plan de gestión se realiza entre octubre y diciembre del año anterior y se hace desarrollando las siguientes etapas:
1. Análisis interno y externo del año que termina (ventas, competencia, público, personal, acciones realizadas). Reflexión de la realidad de la farmacia que permita conocer mejor la empresa y superar las debilidades, aprovechar las oportunidades, afianzar las fortalezas y sortear las amenazas.
2. Calcular la previsión de ventas del año próximo. Esto significa plasmar las ventas de la farmacia para el próximo año (mensualizadas y por categoría) que, en tendencia matemática, se producirían por la propia inercia del mercado.
3. Plantear los objetivos de venta (mensualizados y por categorías). Los objetivos deben ser medibles, concretos (específicos), acotados en el tiempo y difíciles pero alcanzables. Estos objetivos supondrán un crecimiento sobre la previsión anteriormente calculada, basada en una estrategia definida a continuación.
4. Definir las estrategias para conseguir los objetivos. Las estrategias son la manera en la que la organización (farmacia) va a invertir sus recursos para alcanzar el objetivo. Por ejemplo, potenciar la formación de los empleados, potenciar el marketing, lanzar un nuevo servicio al consumidor o mejorar el merchandising.
5. Planificar las acciones a realizar y programarlas en el tiempo. En esta etapa se hace un calendario del año 2009, con el detalle de todas las acciones dirigidas a desarrollar las estrategias definidas. Es decir, es el conjunto de tareas programadas encaminadas, en el marco de una estrategia definida, a la consecución de un objetivo definido en el tiempo.
6. Selección de responsables, programas y tiempos de ejecución de cada acción programada. El o los responsables tendrán la suficiente formación y autoridad para desempeñar la función prevista.
7. Cuantificar los costes de las acciones e integrarlos en la cuenta de explotación de la farmacia.
8. Comprobar que el beneficio que se obtiene alcanzando los objetivos (teniendo en cuenta los gastos adicionales que supone la estrategia definida) son superiores a los que se consiguen en la previsión de ventas del punto 2.
9. Determinación de los elementos de control (cuadro de mandos) que, a través de unos indicadores claves, permitan valorar en el tiempo el grado de ejecución de los objetivos. Puede haber indicadores económicos, de actividad, de personal, de clientes y de la exposición. El cuadro de mandos permite reaccionar a tiempo frente a posibles desviaciones sobre el objetivo y ejecutar planes de contingencia.

Todo el plan de gestión debe quedar escrito y comunicarse al equipo (al menos a nivel de las estrategias y planes), lo que permitirá una dirección por objetivos del personal, con delegación y reparto de responsabilidades.


CLAVES

El plan estratégico debe responder a las siguientes preguntas:
• QUÉ quiero hacer el próximo año.
• CÓMO lo voy a hacer.
• CUÁNDO lo voy a hacer.
• QUIÉN lo va a hacer.
• CUÁNTO me va a costar.
• CÓMO lo voy a controlar.


Luis de la Fuente
Socio director de Mediformplus
luis.delafuente@mediformplus.com
www.mediformplus.com